.net
команда профессионалов, которым можно доверять

Главные ошибки во время офисного переезда

Мы сами!

Всем свойственно желание сэкономить, и винить в этом никого, конечно, нельзя. Однако одно дело экономия, а совсем другое – попытки заставить бухгалтера заниматься разборкой мебели! Самой типичной, часто совершаемой ошибкой является привлечение офисных работников к процессу переезда и попытки сделать все без участия профессионалов. Конечно, если в вашем офисе работает 4 человека, и вся меблировка состоит из двух столов и четырех стульев, то переехать своими силами вполне возможно. Но офис на 20 сотрудников с различной мебелью, офисной техникой и оборудованием конференц-зала должны перевозить профессионалы!


Самостоятельная упаковка, сборка и перевозка имущества, как правило, кончается плачевно. Тут и потраченное зря рабочее время, и испорченные отношения между сотрудниками, и постоянные поиски «крайнего», и жалобы на то, что нагрузка разделена неравномерно, и, конечно, отсутствие желаемого результата. К тому же, мало кто из офисных работников умеет разбирать шкафы и прикручивать стеллажи! Так что, лучше уж доверить работу по проведению переезда специалистам.


Также к данной категории ошибок можно отнести и нежелание приглашать менеджера-оценщика из мувинговой компании для оценки объемов перевозимого имущества. В результате часто оказывается, что вполне можно было обойтись услугами четырех грузчиков вместо нанятых шести, а вот машину не помешало бы заказать побольше, да и коробок для вещей как всегда не хватает. Поверьте, сложно без должного опыта на глаз оценить, какой грузоподъемности потребуется машина для перевозки пяти столов, двух шкафов, десятка компьютеров и сейфа – уж лучше довериться мнению профессионалов, чем потом гонять машину дважды! К тому же, в большинстве компаний услуга выезда оценщика предлагается бесплатно.

Слишком дешево

Распространенной ошибкой, и не только при организации офисных переездов, является выбор компаний с излишне низкими расценками. Порой желание сэкономить начинает едва ли не доминировать над здравым смыслом, и люди доверяют свой переезд совсем неизвестным, непроверенным компаниям. Но тут стоит вспомнить хорошо известную народную пословицу о том, что скупой всегда платит дважды! Так что, прежде чем «вестись» на суперскидки и копеечные расценки, нужно подумать логически, стала бы любая фирма работать себе в ущерб?


Нанимая компанию-перевозчика, всегда интересуйтесь документами, настаивайте на заключении официального договора и не стесняйтесь проверить список клиентов фирмы.

Отсутствие четкого плана

Многим почему-то кажется, что стоит только начать переезд, а дальше все пойдет как по маслу. Но это совсем не так! В этом деле отсутствие четкого планирования и представления процесса переезда во всех деталях является грубой ошибкой. Нужно четко представлять себе, сколько времени потребуется для выполнения того или иного этапа, кто за него отвечает, кто будет его выполнять.


Человек, ответственный за переезд, должен в деталях согласовать каждый этап с менеджером из мувинговой компании и точно знать:

  • в какой день привезут упаковочные материалы;
  • когда и какой транспорт приедет для перевозки, и где он остановится;
  • во сколько прибудут грузчики;
  • кто выполняет уборку помещения;
  • кто и когда забирает использованные упаковочные материалы и т.д

Также нужно проследить, чтобы был составлено полный список всего перевозимого имущества. Он поможет обеспечить перевозку только нужных вещей, а также станет законным аргументом в споре с компанией-перевозчиком в случае потери груза. Больше информации о том, как спланировать офисный переезд, вы найдете здесь.

На месте разберемся

Нередко при переезде офиса просто забывают о том, что новое помещение будет, скорее всего, иметь иную планировку, размеры комнат могут отличаться от прежних, да и высота потолков не обязательно будет такой же, как в старом офисе. Как результат, из-за отсутствия продуманного плана расстановки мебели в новом офисе часто оказывается, что стол просто не помещается в нишу у окна, сейф нужно было заносить до того, как помещение загромоздили коробками, а стеллажи для документации не подходят по высоте.


Соответственно, работы, которые могли бы сразу выполнить грузчики (собрать мебель, подключить оргтехнику, повесить полки), остаются незавершенными, и впоследствии приходится нанимать дополнительных специалистов. Итак, вместо экономии времени получается, что начало рабочего процесса в новом офисе затягивается из-за бытовых неурядиц.

Все под контролем!

Под этой категорией хочется упомянуть сразу две часто допускаемые ошибки: полное отсутствие контроля над процессом переезда со стороны представителя переезжающей компании и, наоборот, чрезмерный контроль каждого шага и действий специалистов.


В первом случае слишком велика вероятность, что что-то пойдет не так. Например, вместо того, чтобы упаковать всю технику с красными наклейками, грузчики упакуют все, на чем наклеек не было, или занесут вещи из кабинета руководителя не туда, или установят сейф на месте предполагаемой офисной кухни. Словом, даже, несмотря на участие профессионалов, контролировать процесс переезда просто необходимо! Причем делать это должен один ответственный человек, во избежание получения грузчиками нескольких противоречащих друг другу указаний.


И, наоборот, при чрезмерном контроле можно просто начать мешать работе грузчиков, что также не приведет ни к чему хорошему. Ну а самый худший вариант – это начать давать советы специалистам и пытаться показать им, как нужно работать. Тут уж могут не выдержать нервы даже у самых воспитанных и вежливых людей! Так что, просто дайте профессионалам возможность работать, обеспечивая общее руководство и контроль всего процесса.


Надеемся, вам удастся избежать как этих, так и всех других ошибок при организации переезда вашего офиса, и он пройдет быстро, легко и незаметно!